Personvernerklæring for Kompetansesenter for brukererfaring og tjenesteutvikling

Under arbeid/oppdatering

Denne personvernerklæringen forteller hvordan KBT Fagskole samler inn og bruker personopplysninger. Med personopplysninger menes opplysninger og vurderinger som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson. Målet er å gi deg informasjon om vår behandling av personopplysninger, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering, eller en kombinasjon av slike bruksmåter.

1. Hvem er KBT Fagskole?

KBT Fagskole tilbyr fra høsten 2023 to høyere yrkesfaglige utdanninger: Erfaringskonsulent (60 studiepoeng) og Sosialt entreprenørskap (60 studiepoeng). I tillegg jobber vi med flere forsknings- og utviklingsprosjekt, som henger sammen med utdanningene vi tilbyr, eller ønsker å kunne tilby i framtiden.

KBT Fagskole ble opprettet som en del av Kompetansesenter for brukererfaring og tjenesteutvikling– KBT, og tok i mot sitt første kull med studenter høsten 2020. I dag er fagskolen et eget AS, og deler lokaler med KBT.

KBT Fagskole håndterer all personinformasjon etter gjeldende regler fra Datatilsynet, EUs personvernforordning, relevant lovverk og føringer fra øvrige myndigheter. Alle KBTs ansatte har et ansvar for å overholde de reguleringer og lover KBTs virksomhet er underlagt.

2. Hva er personvern?

Personopplysninger er data og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson. Det kan for eksempel være navn, bosted, telefonnummer, e-postadresse og ip-adresse, eller en kombinasjon av disse som gjør det mulig å anslå hvilken person som befinner seg bak dataene.

All bruk av personopplysninger regnes som behandling av personopplysninger, som for eksempel innsamling, registering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av disse. Behandling av personopplysninger reguleres av personopplysningsloven.

3. Dine rettigheter

Nedenfor er en liste over dine rettigheter i forbindelse med dine personopplysninger. Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en e-post til:
fagskole@kbtkompetanse.no

eller ved å kontakte vårt personvernombud Vebjørn Ovesen Ørsjødal på:
vebjorn.orsjodal@kbtkompetanse.no

Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Vebjørn Ovesen Ørsjødal er KBT Fagskoles personvernombud og ansvarlig for behandling av personvernopplysninger i KBT. Personvernombudet er frivillig oppnevnt av KBT for å styrke vår evne til å etterleve regelverk for behandling av personopplysninger. Personvernombudets rolle og oppgaver følger av personvernforordningen artikler 37, 38 og 39.

Innsyn i egne opplysninger
Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg, jamfør personvernforordningen artikkel 15.

Korrigering av personopplysninger
Du kan be oss korrigere eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende, jamfør personvernforordningen artikkel 16.

Sletting av personopplysninger
I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv, jamfør personvernforordningen artikkel 17.

Begrensning av behandling av personopplysninger
I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg, jamfør personvernforordningen artikkel 18.

Protestere mot en behandling av personopplysninger
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg, jamfør personvernforordningen artikkel 21.

Dataportabilitet
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig, jamfør personvernforordningen artikkel 20.

Du kan klage på vår behandling av personopplysninger
Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Ta da først kontakt med vårt personvernombud.

Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger. Dette gjør du til Datatilsynet.

4. Hvilke type data samler vi inn?

Hvilken data vi samler inn avhenger av hvilken tilknytning du har til fagskolen. Er du aktiv og eller student som søker opptak vil det samles inn mere data om deg enn hva om du bare er besøkende på skolens nettside. Under finner du en oversikt over dataene som vi samler inn om studenter. For å se hvilke data som samles og registreres hvis du bruker nettsidene våre kan du se punkt 6. «Hva registreres når du bruker nettsidene våre?».

Er du en aktiv student eller søker opptak vil vi samle inn disse data:

Personalia:
Vitnemål og andre attester
Politiattest
Søknadsskjema
Legeerklæring

*Med personalia menes: Fullt navn, Personnummer, Bostedsadresse, Postnummer, Epostadresse, Telefonnumer

5. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva de brukes de til?

Opptak og studentstatus: De gjeldende paragrafene kapittel 3 lov om behandling av personopplysninger; 6, 7 og 12.

Vi samler inn dine personalia av to grunner. Den første er for å kunne lage et komplett studentregister med all den oversikt vi behøver for å opprettholde og ivareta et studieløp.

KBT gjør en systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres i et arbeidsdokument, slik at vi kan sikre korrekt oppfølging av henvendelser. Dette fordi det kan være behov for å avklare hvem som skal følge opp henvendelsen, og på hvilken måte. I tillegg ønsker vi å kunne bruke statistikk fra dette på aggregert nivå i forbindelse med rapportering til våre finansiører/oppdragsgiverePersonalia blir også samlet inn for å rapportere til Database for statistikk om høyere utdanning – fagskolestatistikk (DBH-F). DBH-F er en nasjonal database for statistikk om fagskoleutdanning som omfatter alle fagskoler i Norge. Databasen ble etablert på initiativ fra Kunnskapsdepartementet og inneholder opplysninger fra 2011. Alle rapporteringskravene er fremsatt av Kunnskapsdepartementet for styring og samordning av fagskolesektoren og på vegne av viktige aktører i sektoren som SSB, Lånekassen, NOKUT, HK-dir, Nasjonalt fagskoleråd og fagskolene selv.

KBT Fagskole rapporterer følgende data til DBH-F: Fødselsnummer, kjønn, fødselsdato, etternavn, fornavn, studentens startdato på utdanningen, opptaksgrunnlag, landkode for statsborgerskap, utvekslingsstudent, type utdanningstilbud, emnevurdering, dato avbrudd eller avsluttet utdanning. Rapportering skjer henholdsvis 15. mars, 15. august og 15. Oktober. Se https://fagskole.hkdir.no/dbhf/om for mer info.

Når man skal ha praksis hos KBT fagskole er det krav om at fremlegge politiattest. Jamfør helsepersonelloven § 20.A og fagskolens forskrift paragraf § 2-4.A skal alle som jobber innenfor helse fremlegge politiattest. Politiattesten vil også bli brukt som et ledd i fagskolens skikkethetsvurdering.

Legeerklæringer samler vi kun inn hvis det er behov for det. Vi har behov for legeerklæring hvis du skal søke om; godkjent fravær, tilrettelegging av eksamen og permisjon av studie.

Hvem behandler dine data og hvordan deler vi opplysninger om deg?

Opptakskomité
Fagskolens interne undervisere og veiledere
Fagskolens studieadministrasjon
Praksisansvarlig
Rektor
DBH-F
Trøndelag fylkeskommune (anonymiserte data via DBH-F statistikken)

Dine data blir ikke behandlet av andre enn de ansatte ved fagskolen som har med det overnevnte å gjøre. For eksempel vil ikke praksisansvarlig på noen som helst måte dele din politiattest (eller dens innhold) med ditt praksissted.

Dine data blir lagt i et digitalt studentregister hvor hver student har sin egen mappe. Disse mappene er det kun ansatte ved fagskolen som har tilgang til.

Vi kommer ikke til å dele, selge eller formidle personopplysninger på noen annen måte enn beskrevet i denne personvernerklæringen.

6. Hva registreres når du bruker nettsidene våre?

Webanalyse

KBT Fagskole er ansvarlig for drift og utvikling av og www.kbtfagskole.no. Nettstedene er laget i plattformen WordPress.

Alle nettstedene er hostet av Webhusets webhotell. Det vises her til Webhusets personvernerklæring.

Formålet med nettstedene er å gi deg tilgang på kunnskap og informasjon om vår aktivitet. KBT Fagskole ønsker å spre kunnskap på felt som psykisk helse, rus, tjenesteutvikling og innovasjon.

Vi bruker verktøyet Google Analytics for å analysere din bruk av nettsiden. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt. Informasjonen fra Google Analytics blir lagret på Googles servere, i tråd med EUs personvernlovgivning (GDPR). Google LLC er databehandler for denne informasjonen. Det vises her til Googles informasjon om personvern og vilkår.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forbedre våre tjenester.

Informasjonskapsler
En cookie eller en informasjonskapsel er en liten tekstfil. Når du kommer til en av våre nettsider, spør nettsiden nettleseren din om å få lagre kapselen på maskinen din. Dette gjør at nettsida kan huske handlingene eller preferansene dine over tid, og hvor ofte du har vært på nettsida (se datatilsynet.no).

Informasjonen som samles inn vil aldri brukes til å identifisere enkeltpersoner, den brukes kun internt, og vil aldri under noen omstendighet bli solgt videre

Den reviderte ekomloven av 1. juli 2013 har en ny bestemmelse om vilkårene knyttet til lagring av opplysninger i kommunikasjonsutstyr – den såkalte «cookie-paragrafen» i § 2-7b. Bestemmelsen er en lovfesting av det som tidligere var regulert i ekomforskriften § 7-3, – men i noe utvidet og endret form.

2-7b Bruk av informasjonskapsler/cookies

Lagring av opplysninger i brukers kommunikasjonsutstyr, eller å skaffe seg adgang til slike, er ikke tillatt uten at brukeren er informert om hvilke opplysninger som behandles, formålet med behandlingen, hvem som behandler opplysningene, og har samtykket til dette. Første punktum er ikke til hinder for teknisk lagring av eller adgang til opplysninger:

Utelukkende for det formål å overføre kommunikasjon i et elektronisk kommunikasjonsnett
Som er nødvendig for å levere en informasjonssamfunnstjeneste etter brukerens uttrykkelige forespørsel.

Dette er en standardisert teknologi som er i bruk på de fleste nettsteder i dag, og som de fleste moderne nettlesere (Google Chrome, Firefox, Internet Explorer, Safari, Opera, etc.) er innstilt på å akseptere informasjonskapsler automatisk.

Vi samler inn informasjon automatisk og lagrer den i loggfiler på våre servere. Dette er informasjon som f.eks. hvilken type nettlesere som brukes på våre sider, operativsystemer på de enhetene som brukes for besøket, samt en del data om navigasjon og besøket. Denne informasjonen brukes utelukkende for å se på trender og utvikling over tid – samt å hjelpe oss med å gjøre sidene våre bedre for deg som sluttbruker.

Ved å benytte vårt nettsted kbtfagskole.no har du akseptert lagring av cookies. Dersom du ikke ønsker dette, kan du endre på innstillingene i din nettleser slik at lagring av cookies ikke blir akseptert. Vi gjør oppmerksom på at det vil kunne føre til at mange nettsider (også vår) ikke vil fungere optimalt.

KBT Fagskole benytter aldri informasjonskapsler i den hensikt å kartlegge enkeltbrukeres bruksmønster eller annen informasjon som vil kunne krenke personvernet.

KBT Fagskole bruker informasjonskapsler til følgende formål:

for å lagre brukerinnstillinger — som f.eks. visningsspråk
for å håndtere pålogging og sesjoner
for å samle statistikk til å forbedre våre nettsider

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å få tjenester på nettsiden til å fungere.

Slik kan du slette informasjonskapsler

Ønsker du å slette informasjonskapslene eller sørge for at det ikke blir lagret flere, kan du endre innstillingene i nettleseren din:

Innebygd innhold fra andre nettsteder
Artikler på denne siden inkluderer innebygd innhold (f.eks. videoer, bilder, artikler osv.). Innebygd innhold fra andre nettsteder oppfører seg på nøyaktig samme måte som om den besøkende hadde besøkt nettstedet som det innebygde innholdet kommer fra.

Disse nettstedene kan samle inn opplysninger om deg, bruke informasjonskapsler eller bygge inn sporingssystemer fra en tredjepart og overvåke hva du gjør via dette innebygde innholdet. Dette omfatter også sporing av handlingene dine via det innebygde innholdet dersom du har en konto og er logget inn på nettstedet.

7. Hva registreres når du kontakter oss?

Telefon
Når du ringer oss på vår kontortelefon 97 34 18 33 vil informasjon om samtalen bli lagret midlertidig i vårt ICE sentralbordsystem. Informasjonen som lagres er tidspunkt og varighet for samtalen, hvorvidt telefonen ble besvart og ditt telefonnummer. Loggen oppbevares i ICEs system i to dager. Det vil i tillegg være en logg på selve telefonen som tømmes årlig. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Det vises her til ICEs dokumenter for personvern og sikkerhet.

E-post
Vi bruker TLS-kryptering for å sikre vår e-postkommunikasjon, som går via Microsoft Outlook e-postsystem. De fleste webmailtjenester støtter dette, og din e-postkommunikasjon med oss vil da være sikret. Vi ber likevel om at du ikke sender sensitive personopplysninger eller beskyttelsesverdig informasjon per e-post, da vi ikke kan garantere at din e-postleverandør støtter TLS. KBT Fagskole bruker Microsoft Outlook som vår e-postkommunikasjon. Du kan lese mer om Microsofts personvernerklæring her. Vi skanner all inn og utgående e-post for virus og skadevare gjennom Office 365’s «Dynamisk levering i Safe attachments». Du kan lese mer her.

Som dataleverandør og IT-drift har KBT inngått en avtale med IT-leverandøren. UpHeads. Du kan lese UpHeads personvernerklæring her.

8. Behandling av opplysninger når du er i kontakt med oss

Spørreundersøkelser
Når vi gjennomfører spørreundersøkelser, vil vi alltid informere om formålet med den, og hvorvidt den er anonym eller ikke. KBT Fagskole vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.

KBT Fagskole benytter SurveyMonkey som system for å gjennomføre undersøkelser. Det vises her til personvernerklæringen til SurveyMonkey.

Anonyme undersøkelser
Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke KBT Fagskole eller SurveyMonkey samle inn noe informasjon som kan kobles til deg.

Identifiserbare undersøkelser
Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan KBT Fagskole identifisere de som har besvart undersøkelsen. Vi kan også benytte SurveyMonkey til å sende ut undersøkelsen, din e-postadresse vil i så fall bli delt med SurveyMonkey.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), hvor du samtykker til vår behandling av opplysninger om deg.

Påmelding og deltakelse på kurs og andre arrangementer
KBT Fagskole benytter Checkin til å lage påmeldingsskjemaer til arrangementer.

Hvis du melder deg på et kurs i regi av oss, blir du bedt om å samtykke til at vi benytter dine personopplysninger til å sende deg informasjon og etterevaluering om det aktuelle kurset du har meldt deg på.

Når du deltar på våre arrangementer, kan du bli bedt om å gi oss opplysninger om navn, tittel/funksjon og e-postadresse. Disse personopplysningene blir brukt til å sende ut referat fra møtet, samt spørreundersøkelse for evaluering av møtet. Dette er helt frivillig å motta.

Opplysningene knyttet til arrangementsdeltakere oppbevares hos SurveyMonkey og av KBT Fagskole på KBT Fagskoles utstyr. Disse opplysningene oppbevares fram til etterevaluering er avsluttet.

Det vises her til personvernerklæringen til SurveyMonkey.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), hvor du samtykker til vår behandling av opplysninger om deg.

Webinar og videosamtaler
KBT Fagskole har undervisning via verktøyet Zoom, samt tilbyr vi kurs og webinar over Zoom.

Når du skal bli med på undervisning eller kurs vil du da koble deg på webinaret via link som tilsendes fra oss. For studenter er denne linken å finne på «Min side» på Lifter. For andre som skal delta på kurs vil dere bli tilsendt link over mail. Når du skal koble deg på undervisnings- eller webinar-rommet må du laste ned programvare fra Zoom. Til zoom må du ikke oppgi noe annet enn “navn” når du kobler deg på, men du kan selv velge hva dette navnet er. Se Zooms privacy policy.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), hvor du samtykker til vår behandling av opplysninger om deg.

9. Opplysninger om ansatte, jobbsøkere og eksterne honorar- og refusjonsmottakere.

Ansatte
KBT Fagskole behandler opplysninger om ansatte for å administrere lønn- og arbeidsforhold. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon, og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger, og kan publiseres på våre nettsider.

Alle ansatte har en personalmappe i vårt system. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper blir ryddet senest 18 måneder etter et arbeidsforhold er opphørt.

Jobbsøkere
Dersom du søker jobb hos KBT Fagskole, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) –behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Dersom din søknad inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b) og h).

Alle stillingssøknader blir journalført i fagskolens system for henvendelser. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i omlag ett år før de makuleres.

Eksterne honorar- og refusjonsmottakere
KBT Fagskole behandler opplysninger om eksterne som skal motta honorar eller refusjoner fra oss. For eksempel ved gjesteforelsning eller prosjektengasjement i FoU-preosjekt. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av honorar og reiseregninger. Det vil si størrelse på honorar, skatteprosent, skattekommune, navn, adresse og bankkontonummer, samt dokumentasjon for hva som refunderes.

Opplysningene utleveres bare i forbindelse med utbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for opplysninger følger regnskapsloven.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.